Wer seine Buchhaltung in Lexware Office führt, will Bestellungen nicht doppelt erfassen. Es gibt mehrere Wege, Shop und Buchhaltung zu verbinden. Dieser Artikel vergleicht sie und nennt die Stolpersteine, über die Händler am häufigsten stolpern.
Warum Shop und Lexware verbinden?
Ohne Anbindung tippen Sie Rechnungen aus Bestellungen ab. Das kostet Zeit und erzeugt Fehler bei Adressen, Preisen und Steuersätzen. Eine Anbindung erstellt die Rechnung aus den Bestelldaten, legt Kontakte an und gleicht Zahlungen ab.
Vier Wege im Vergleich
| Weg | Aufwand | Wartung | Passt für |
|---|---|---|---|
| App oder Erweiterung des Shopsystems | gering | Updates des Anbieters | Standard-Shops mit gängigem Ablauf |
| Eigene Schnittstelle über die Lexware-API | hoch | bei Ihnen | Sonderfälle und eigene Systeme |
| Connector-Dienst dazwischen | mittel | laufende Gebühr | mehrere Kanäle |
| Manuell per CSV oder Abtippen | keiner anfangs | Ihre Zeit | sehr wenige Bestellungen |
Für gängige Shopsysteme bietet Lexware selbst Anbindungen an, zum Beispiel für verbreitete Shopsysteme. Welche Funktionen sie abdeckt, prüfen Sie beim Anbieter.
Worauf Sie bei einer Anbindung achten sollten
- Steuerarten: Regelsteuer, §25a und steuerfreie EU-Lieferung je Artikel
- Privatkunden: Brutto-Belege ohne Kontaktanlage
- Gutschriften bei Storno und Retoure, auch teilweise
- Zahlungsabgleich: Wann gilt eine Rechnung als bezahlt?
- Adressänderungen: Wird der Kontakt vor der nächsten Rechnung aktualisiert?
- Fehlerfall: Was passiert, wenn Lexware kurz nicht erreichbar ist?
Typische Stolpersteine
Gutschriften: Lexware erlaubt je Rechnung nur eine verknüpfte Gutschrift. Weitere Gutschriften müssen ohne Verknüpfung angelegt und in Lexware von Hand zugeordnet werden. Ein gutes System weist darauf hin.
Kontakte: Ändert ein Kunde seine Adresse, sollte die nächste Rechnung die neue Anschrift tragen, alte Rechnungen aber ihre alte behalten.
Zahlungseingang: Lexware sieht Zahlungen erst, wenn sie dem Bankumsatz zugeordnet und bestätigt sind. Ein Abgleich im Shop kann erst dann reagieren.
Steuerarten: Nicht jede App kennt Differenzbesteuerung oder steuerfreie EU-Lieferung. Testen Sie vor dem Start Rechnungen mit allen Steuerarten.
Zugangsschlüssel und Datenschutz
Der API-Schlüssel öffnet den Zugang zu Ihrer Buchhaltung und gehört deshalb geschützt. Er sollte verschlüsselt gespeichert werden, nur für Administratoren sichtbar sein und sich jederzeit erneuern lassen. Prüfen Sie außerdem, welche Kundendaten das System an Lexware übergibt, und stellen Sie sicher, dass Verträge zur Auftragsverarbeitung mit allen Beteiligten bestehen. Im Bestellsystem liegen die Zugänge je Händler getrennt, und Händler sehen nie die Zugänge eines anderen.
Laufender Betrieb: Fehler sichtbar machen
Eine Anbindung läuft nur zuverlässig, wenn Sie Probleme sehen. Achten Sie darauf, dass das System den Zeitpunkt des letzten Abgleichs zeigt und Fehler benennt, statt sie zu verschlucken. Im Bestellsystem zeigt die Rechnungsseite den letzten Abgleich, und ein Ausrufezeichen am Menüpunkt weist auf Fehler hin oder darauf, dass der automatische Abgleich zu lange still war.
Schauen Sie außerdem einmal im Monat in Lexware nach, ob offene Rechnungen und Zahlungen zusammenpassen, und geben Sie Ihrer Steuerberatung einen Export der Belege, statt Unterlagen einzeln zu schicken.
Einführung in sechs Schritten
- Ihr Lexware-Konto und den API-Zugang klären.
- Den Schlüssel im Shop hinterlegen.
- Testbestellungen mit allen Steuerarten auslösen.
- Rechnungen in Lexware mit den Bestellungen vergleichen.
- Eine Gutschrift und eine Teilgutschrift testen.
- Erst dann echte Kunden einladen.
Testplan vor dem Start
| Testfall | Erwartung |
|---|---|
| Händler aus Deutschland, Regelware | Nettorechnung mit 19 % Umsatzsteuer |
| Händler aus der EU mit geprüfter USt-IdNr | Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung |
| §25a-Ware | Kein Steuerausweis, Hinweis auf die Sonderregelung |
| Privatkunde | Bruttobeleg mit Anschrift, sofort erstellt |
| Storno nach Rechnung | Gutschrift, verknüpft mit der Rechnung |
| Zweite Teilgutschrift | Gutschrift ohne Verknüpfung, Hinweis zur Zuordnung |
Prüfen Sie außerdem, was passiert, wenn Sie in Lexware die Adresse eines Kunden ändern oder wenn Lexware kurz nicht erreichbar ist.
Wie das Bestellsystem es löst
Im Bestellsystem ist Lexware Office fest eingebaut: Die Rechnung entsteht in Ihrem Konto, Gutschriften laufen automatisch, der Zahlungsabgleich alle 15 Minuten setzt die Bestellung auf „zu packen“, und bei Verzug gehen Erinnerungen raus. Sie hinterlegen Ihren API-Schlüssel in den Einstellungen. Voraussetzung ist ein eigenes Lexware-Office-Konto, das Lexware separat berechnet.