Wer Ware unter der Differenzbesteuerung verkauft, schreibt eine Rechnung ohne Umsatzsteuerausweis, aber mit besonderem Hinweis. Dieser Artikel zeigt, welche Angaben Sie brauchen, welcher Hinweis üblich ist und wie eine Rechnung aussehen kann.
Keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen, die allgemeinen Rechnungsangaben machen und einen Hinweis auf die Sonderregelung aufnehmen. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung.
Die Grundregel
Bei Differenzbesteuerung nach §25a UStG weisen Sie die Umsatzsteuer nicht gesondert aus. Der Kunde sieht nur den Gesamtpreis. Das gilt unabhängig davon, ob er Verbraucher oder Unternehmer ist. Unternehmer können daraus keine Vorsteuer ziehen.
Pflichtangaben auf der Rechnung
| Angabe | Hinweis |
|---|---|
| Name und Anschrift von Ihnen und dem Kunden | Wie bei jeder Rechnung |
| Steuernummer oder USt-IdNr | Ihre eigene |
| Rechnungsdatum und fortlaufende Nummer | Eindeutig und lückenlos |
| Menge und Art der Ware | Bezeichnung, die den Gegenstand erkennen lässt |
| Zeitpunkt der Lieferung | Datum oder Zeitraum |
| Gesamtpreis | Ohne Umsatzsteuerbetrag und ohne Steuersatz |
| Hinweis auf die Sonderregelung | Siehe unten |
Der Hinweistext
Das Umsatzsteuergesetz verlangt bei Differenzbesteuerung einen Hinweis auf der Rechnung. Üblich ist je nach Art der Ware einer dieser Wortlaute: „Gebrauchtgegenstände/
Welcher Wortlaut für Ihre Ware passt, hängt von der Einordnung ab. Stimmen Sie ihn mit Ihrer Steuerberatung ab und prüfen Sie, welchen Text Ihre Buchhaltungssoftware ausgibt.
Beispielrechnung
| Pos. | Bezeichnung | Menge | Preis |
|---|---|---|---|
| 1 | Einzelkarte, Beispielkarte (Set-Code SV7A) | 1 | 50,00 € |
| Gesamtbetrag | 50,00 € | ||
Darunter steht der Hinweis, zum Beispiel: „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung. Differenzbesteuerung nach §25a UStG, kein gesonderter Steuerausweis.“ Das Beispiel ist erfunden.
Rechnungen mit Regelware und §25a-Ware
Liegen beide Sorten in einer Bestellung, sollten Sie sie getrennt ausweisen: Regelware mit Nettobetrag und Umsatzsteuer, §25a-Ware als eigene Zeile ohne Steuerausweis. Eine gemeinsame Summe darf nicht so aussehen, als wäre auch auf die §25a-Ware Umsatzsteuer entfallen.
Wann die Rechnung gestellt wird
Bei Leistungen an Unternehmer müssen Sie die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausstellen. Für Verbraucher besteht diese Pflicht in der Regel nicht, in der Praxis stellen Händler aber meist sofort eine aus, bei Vorkasse zusammen mit dem Zahlungshinweis. Je früher die Rechnung vorliegt, desto weniger Rückfragen und desto einfacher die Zuordnung der Zahlung.
Rechnung an Verbraucher und an Unternehmer
Die Regel ist dieselbe: kein gesonderter Steuerausweis und der Hinweis auf die Sonderregelung. Der Unterschied liegt beim Empfänger. Verbraucher interessiert nur der Endpreis. Unternehmer sollten wissen, dass sie aus einer §25a-Rechnung keine Vorsteuer ziehen können, und fragen deshalb gelegentlich nach einer Rechnung mit Steuerausweis. Die gibt es für §25a-Ware nicht. Bieten Sie bei Bedarf Regelware an.
Ankaufbelege aufbewahren
Die Rechnung an den Kunden ist nur eine Seite. Die andere ist der Ankaufbeleg. Er sollte Name und Anschrift des Verkäufers enthalten, das Datum, die Bezeichnung der Ware, den Preis und eine Bestätigung, dass der Verkäufer kein Unternehmer mit Umsatzsteuerausweis ist. Bewahren Sie ihn mit der Rechnung auf, denn er belegt Ihren Einkaufspreis. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten auch für diese Belege.
Was tun bei einer falschen Rechnung?
Steht auf einer §25a-Rechnung versehentlich Umsatzsteuer, sollten Sie die Rechnung korrigieren, bevor die Steuer an das Finanzamt geht. Üblich ist, die falsche Rechnung per Gutschrift zu stornieren und eine neue auszustellen. Wie Sie die Berichtigung buchhalterisch sauber durchführen, besprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Wie Ihre Software das lösen sollte
- Steuerart je Artikel, nicht je Shop oder Rechnung
- Getrennte Summenzeilen für Regelware und §25a-Ware
- Hinweistext auf der Rechnung, den Sie festlegen oder prüfen können
- Kein Steuerausweis bei §25a-Positionen, auch nicht in der Positionszeile
- Gutschriften, die dieselbe Steuerart übernehmen
Im Bestellsystem hängt die Steuerart am Artikel, und die Rechnung entsteht in Ihrem Lexware-Office-Konto. Welchen Hinweistext Lexware ausgibt, prüfen Sie in Ihrem Konto. Mehr zum Zusammenspiel: Lexware-Office-Anbindung.