Funktion · Steuer
Kleinunternehmerregelung im Onlineshop (§ 19 UStG)
Wer als Kleinunternehmer verkauft, weist keine Umsatzsteuer aus. Ein Schalter genügt, und Shop, Summen, Mails und Rechnungen folgen.
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Beispielansicht: Ohne Umsatzsteuerausweis ist der Endpreis der Rechnungsbetrag.
Das Problem
Die meisten Shopsysteme rechnen mit Umsatzsteuer.
Ein Shop, der von Haus aus „zzgl. 19 % USt“ ausweist, passt nicht zu einem Kleinunternehmer. Preise, Warenkorb, Bestätigungsmail und Rechnung müssten einzeln umgestellt werden, und ein vergessener Ausweis fällt erst auf, wenn ein Kunde die Rechnung nachfragt.
Was der Schalter ändert.
Im Shop, im Warenkorb, in der Preisliste und im Team-Bereich steht kein „netto“ und kein „inkl. USt“. Der gezeigte Preis ist der Preis.
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ erscheint im Shop und auf der Rechnung.
Ohne Umsatzsteuer gibt es keine getrennten Steuerarten. Auch Ware, die sonst unter §25a läuft, steht als normale Position auf derselben Rechnung.
Jede Bestellung merkt sich, ob sie als Kleinunternehmer lief. Rechnung und Gutschriften richten sich danach, nicht nach der heutigen Einstellung.
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Regelbesteuerung und Kleinunternehmer.
| Stelle | Regelbesteuerung | Kleinunternehmer |
|---|---|---|
| Preis im Shop | Händler netto, Privatkunden brutto | Endpreis für alle |
| Summenzeile | Ware netto, USt, Gesamtbetrag | Gesamtbetrag mit Hinweis |
| Rechnung in Lexware | mit Steuerausweis | ohne Umsatzsteuer, mit Hinweis |
| Differenzbesteuerung §25a | eigene Steuerart je Artikel | entfällt, normale Position |
| Lieferung in die EU | igL oder deutsche USt | ohne USt, siehe Hinweis unten |
Einschalten
In vier Schritten umgestellt.
Lexware-Konto prüfen
Ihr Konto in Lexware Office muss als Kleinunternehmer eingerichtet sein, sonst lehnt Lexware Rechnungen ohne Umsatzsteuer ab.
Schalter setzen
In den Einstellungen im Abschnitt Steuer wählen Sie „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“ und speichern.
Verbindung testen
Der Verbindungstest unter Zugänge warnt, wenn Ihre Einstellung und das Profil in Lexware nicht zusammenpassen.
Probebestellung
Legen Sie eine Bestellung an und prüfen Sie Warenkorb, Bestätigungsmail und Rechnung, bevor echte Kunden bestellen.
Wie sich der Shop verhält
Mit dem Schalter ändert das Bestellsystem nicht nur die Rechnung, sondern jede Stelle, an der Kunden oder Ihr Team einen Betrag sehen. Preise erscheinen als Endpreise, und die sonst üblichen Zusätze wie „netto“, „inkl. USt“ oder „§25a-Ware“ entfallen. Die Summe im Warenkorb besteht aus Ware, Versand und Gesamtbetrag, ohne Steuerzeile. Der Hinweis auf § 19 UStG steht dort, wo Kunden ihn erwarten.
Auch der Bot, die Mails und die Preisliste für Händler folgen der Einstellung. Sie müssen nichts doppelt pflegen: Wer den Schalter setzt, hat überall dieselbe Logik. Die Preise selbst ändern sich dadurch nicht. Ein Artikel, der bisher mit 10,00 € netto im Shop stand, steht danach mit 10,00 € als Endpreis dort. Wenn Sie die Preise anheben wollen, weil Sie keine Umsatzsteuer mehr abführen, tun Sie das selbst am Artikel oder per CSV-Import.
Die Rechnung geht an Lexware Office mit der Steuerart „steuerfrei ohne Umsatzsteuer“, 0 % und dem Hinweis im Belegtext. Lexware legt sie als eine Rechnung an, ohne Aufteilung in Steuerarten. Gutschriften für Storno und Retoure folgen der Steuerart der Rechnung, damit beide zusammenpassen.
Wechselt Ihr Unternehmen später in die Regelbesteuerung, schalten Sie den Schalter aus. Bestellungen, die noch als Kleinunternehmer liefen, behalten ihren Stand, und alle neuen Bestellungen laufen mit Umsatzsteuer. Dafür müssen Sie in Lexware die Einstellung ebenfalls anpassen.
Wichtig zur Einordnung.
- Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Kleinunternehmer eine Grenze von 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr, jeweils netto. Das Bestellsystem überwacht diese Grenzen nicht. Behalten Sie Ihren Umsatz selbst im Blick.
- Ob die Befreiung bei Lieferungen in andere EU-Länder gilt oder dort eine Registrierung nötig ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Das System rechnet auch bei EU-Lieferungen ohne Umsatzsteuer.
- Ohne Steuerausweis können Ihre Kunden aus dem Handel keine Vorsteuer ziehen. Das sollten Sie ihnen offen sagen.
- Kleinunternehmer und das OSS-Verfahren schließen sich im Bestellsystem aus.
Fragen zur Kleinunternehmerregelung
Brauche ich als Kleinunternehmer ein Lexware-Konto?
Das Bestellsystem erstellt Rechnungen über Lexware Office. Das Konto dort muss als Kleinunternehmer eingerichtet sein, sonst nimmt Lexware Rechnungen ohne Umsatzsteuer nicht an.
Muss ich meine Preise im Shop umstellen?
Nein. Die vorhandenen Preise gelten danach als Endpreise. Ändern Sie sie nur, wenn Sie Ihre Kalkulation anpassen möchten.
Was passiert mit bereits angelegten Bestellungen?
Sie behalten den Steuerstand, mit dem sie bestellt wurden. Rechnung und Gutschrift passen deshalb immer zusammen.
Kann ich Differenzbesteuerung nach §25a weiter nutzen?
Nicht im Kleinunternehmer-Modus. Ohne Umsatzsteuerausweis gibt es keine getrennte Steuerart, alle Positionen stehen normal auf der Rechnung.
Überwacht das System die Umsatzgrenzen?
Nein. Die Grenzen nach § 19 UStG prüfen Sie selbst oder mit Ihrer Steuerberatung.
Kann ich später in die Regelbesteuerung wechseln?
Ja. Sie schalten den Schalter aus und passen Lexware an. Neue Bestellungen laufen dann mit Umsatzsteuer, alte behalten ihren Stand.
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